Notre Engagement
FlexSpace Logistics Inc. ("nous") respecte votre droit à la vie privée et ne vendra ni ne partagera aucune information personnelle que vous nous fournissez avec une tierce partie, à moins que vous ne nous donniez votre consentement préalable et sauf dans les cas prévus dans cette politique. Votre vie privée est protégée dans toutes les interactions avec notre société, y compris lorsque vous utilisez notre site web à l'adresse www.flexspacelogistics.com, et/ou lorsque vous communiquez avec notre centre d'appel. Il est important pour nous que vous puissiez faire des choix éclairés quant à l'utilisation de vos informations.
Pour gagner et conserver votre confiance, nous avons conçu notre politique de confidentialité de manière à satisfaire ou à dépasser les exigences de la législation fédérale et provinciale canadienne en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation des informations personnelles.
CHAMP D'APPLICATION
Cette politique s'applique aux informations personnelles que nous recueillons par l'intermédiaire de notre centre d'appel, de nos sites d'entreposage et de notre site web à l'adresse www.flexspacelogistics.com.
Responsabilité
Nous avons désigné un responsable de la protection de la vie privée qui est chargé de veiller au respect de la présente politique de protection de la vie privée. Les coordonnées du responsable de la protection de la vie privée sont indiquées ci-dessous.
Objectifs
Lors de la collecte d'informations personnelles, nous indiquons l'objectif de la collecte et fournissons, sur demande, les coordonnées du responsable de la protection de la vie privée qui peut répondre aux questions relatives à la collecte.
Nous pouvons recueillir différents types d'informations auprès de vous, notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, vos intentions d'achat de produits, votre interaction avec notre site web (y compris des informations telles que les adresses IP, le fournisseur d'accès à Internet, le type de navigateur, la langue, les heures d'accès, le site web de référence, etc.
Nous collectons, utilisons et divulguons vos informations personnelles aux fins suivantes :
- pour traiter vos demandes, vous fournir un service de la plus haute qualité et comprendre vos besoins afin de mieux vous servir - par exemple, nous pouvons utiliser votre adresse électronique ou postale pour vous informer des détails de la tarification ou des nouvelles caractéristiques du programme;
- pour permettre aux établissements FlexSpace Logistics participants de vous fournir les produits ou services que vous avez commandés, ainsi que des informations concernant les offres, les promotions et les nouvelles relatives aux établissements FlexSpace Logistics participants;
- pour compiler des statistiques globales sur le nombre total de visiteurs quotidiens de nos sites web, les pages les plus fréquemment consultées et la durée de consultation de chaque page, ce qui nous permet de comprendre les besoins de nos clients et de développer des produits et des services pour répondre à ces besoins;
- pour confirmer votre identité ;
- se conformer aux exigences légales et réglementaires.
Les informations personnelles concernant nos clients peuvent être traitées et entreposées au Canada et aux États-Unis, ou dans tout autre pays dans lequel nos fournisseurs de services disposent d'installations, et vos informations personnelles peuvent être soumises aux lois de divulgation applicables dans ces juridictions, ce qui peut avoir pour conséquence que ces informations deviennent accessibles aux autorités chargées de l'application de la loi et de la sécurité nationale de ces juridictions.
Lorsque vos données personnelles doivent être utilisées à des fins non identifiées précédemment, la nouvelle finalité vous sera communiquée avant cette utilisation et votre consentement sera demandé, à moins que l'utilisation ne soit autorisée ou requise par la loi.
Sauf dans les cas décrits dans la présente politique, nous ne divulguerons pas vos informations personnelles à des tiers sans votre consentement, à l'exception des sites d'Access Storage participants et de nos prestataires de services, aux fins décrites dans la section suivante « Limites de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels ».
Nous engageons parfois d'autres sociétés pour fournir des services en notre nom, tels que l'hébergement de sites web. Ces prestataires de services ne seront autorisés à obtenir que les informations personnelles dont ils ont besoin pour fournir le service en question, et notre contrat avec eux exigera qu'ils maintiennent la confidentialité de ces informations.
Consentement
Vous avez le choix de nous communiquer ou non vos informations personnelles. Si vous nous communiquez vos informations personnelles, nous vous expliquerons pourquoi nous les recueillons. En nous fournissant vos informations personnelles, vous acceptez que nous les utilisions aux fins indiquées. À certains endroits ou sur certaines pages de notre site Web, nous vous demanderons spécifiquement si vous souhaitez recevoir des informations supplémentaires ou être contacté par nous ou par un représentant de FlexSpace Logistics à l'avenir. À ce moment-là, nous prendrons note de votre préférence et la respecterons.
À tout moment, sous réserve des restrictions légales, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l'utilisation de vos informations, nous demander de les supprimer de nos fichiers ou nous informer que vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos informations à d'autres fins que celles spécifiquement identifiées lorsque vous nous les avez fournies (voir la section "Nous contacter" ci-dessous). Les informations collectées par le biais des cookies et des pixels fiscaux peuvent ne pas être facultatives. Nous vous informerons des conséquences du retrait de votre consentement.
Limites de la collecte
Nous ne collecterons pas d'informations sans discernement et nous limiterons la collecte d'informations à ce qui est raisonnable et nécessaire aux fins susmentionnées.
LES LIMITES À L'UTILISATION, À LA DIVULGATION
ET LA CONSERVATION DES INFORMATIONS À CARACTÈRE PERSONNEL
Nous n'utiliserons et ne divulguerons vos informations personnelles qu'aux fins énoncées ci-dessus et dans les limites autorisées par la loi. Nous conserverons les informations personnelles utilisées pour prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après les avoir utilisées pour prendre la décision, sauf autorisation ou obligation légale contraire.
Nous détruirons, effacerons ou rendrons anonymes les documents ou autres enregistrements contenant des informations personnelles dès qu'il sera raisonnable de conclure que l'objectif initial n'est plus atteint par la conservation des informations et que la conservation n'est plus nécessaire à des fins juridiques ou commerciales. Nous prendrons toutes les précautions nécessaires lors de la destruction des informations personnelles afin d'empêcher tout accès non autorisé à ces informations.
PRÉCISION
Nous ferons un effort raisonnable pour nous assurer que les informations personnelles que nous utilisons ou divulguons sont exactes et complètes. Dans certains cas, nous comptons sur vous pour veiller à ce que certaines informations, telles que votre adresse ou votre numéro de téléphone, soient à jour, complètes et exactes.
Si vous démontrez que des informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous les modifierons comme il se doit. Le cas échéant, nous enverrons les informations modifiées aux tiers auxquels les informations ont été divulguées.
Lorsqu'une contestation concernant l'exactitude des informations personnelles n'est pas résolue à votre satisfaction, nous annotons les informations personnelles sous notre contrôle d'une note indiquant que la correction a été demandée mais n'a pas été effectuée.
Mesures de protection
Nous protégeons les informations personnelles dont nous avons la garde ou le contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour empêcher l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification, l'élimination ou d'autres risques similaires non autorisés.
Nous prendrons des mesures raisonnables, par voie contractuelle ou par d'autres moyens raisonnables, pour nous assurer qu'un niveau comparable de protection des renseignements personnels est mis en œuvre par les établissements de FlexSpace Logistics et les fournisseurs de services qui aident à vous fournir des services.
La confidentialité et la sécurité ne sont pas garanties lorsque les informations sont transmises par voie électronique.
ASSURER L'ACCÈS
Sur demande écrite et après authentification de votre identité, nous vous fournirons vos informations personnelles sous notre contrôle, des informations sur la manière dont ces informations sont utilisées et une description des personnes et organisations auxquelles ces informations ont été divulguées. Nous mettrons ces informations à votre disposition dans un délai de trente jours ou vous informerons par écrit si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à votre demande.
Dans certaines situations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de donner accès à certaines informations personnelles. C'est le cas, par exemple, lorsque la divulgation révélerait des informations personnelles sur une autre personne, que les informations personnelles sont protégées par le secret professionnel, que les informations ont été collectées dans le cadre d'une enquête ou que la divulgation des informations révélerait des informations commerciales confidentielles qui, si elles étaient divulguées, pourraient nuire à notre position concurrentielle. La loi peut également nous empêcher de donner accès à certaines informations personnelles.
Lorsqu'une demande d'accès est refusée, nous vous en informons par écrit, nous documentons les raisons du refus et nous vous indiquons les autres mesures que vous pouvez prendre.
DISPOSITIONS RELATIVES AUX SALARIÉS
Chez FlexSpace Logistics, nous exigeons que les employés et les membres de l'équipe protègent la confidentialité des informations concernant les employés et nos clients. Ces informations comprennent, entre autres, les dossiers du personnel, les dossiers contractuels et les informations relatives à la sélection des produits.
Les employés et les utilisateurs doivent respecter les dispositions de la présente politique afin 1) d'empêcher la divulgation d'informations non publiques concernant nos clients 2) d'appliquer, le cas échéant, les mesures de protection appropriées requises par les lois ou les règlements des pays dans lesquels nous opérons et 3) de répondre aux exigences de confidentialité imposées à FlexSpace Logistics dans le cadre de nos relations avec nos clients.
Chez FlexSpace Logistics, nous interdisons l'utilisation de logiciels et d'équipements professionnels à des fins non professionnelles, y compris, mais sans s'y limiter, l'utilisation d'Internet, du courrier électronique, des télécopieurs, des imprimantes, des ordinateurs et des photocopieuses.
Chez FlexSpace Logistics, nous interdisons les utilisations non liées au travail des logiciels et de l'équipement professionnel, y compris, mais sans s'y limiter, l'utilisation d'Internet, le courrier électronique, les télécopieurs, les imprimantes, les ordinateurs et les photocopieurs.
En cas de violation de notre politique de confidentialité, nous vous en informerons immédiatement.
DISPOSITIONS RELATIVES AUX SALARIÉS
Si vous avez des doutes quant au respect de la présente politique ou de la législation fédérale et provinciale applicable, vous pouvez vous adresser à notre bureau de la protection de la vie privée à l'adresse indiquée ci-dessous. Les plaintes concernant vos informations personnelles sont prises au sérieux et toutes les plaintes font l'objet d'une enquête.
Toute demande, plainte ou question concernant cette politique de confidentialité doit être adressée par écrit à notre responsable de la protection de la vie privée:
Iqbal Khan,
Responsable de la protection de la vie privée FlexSpace Logistics Inc.
100 Canadian Rd
Toronto, Ontario
M1R 4Z5